Parliamo dell’importanza della comunicazione interna e degli strumenti offerti da Microsoft 365, dalle app ai vantaggi da non sottovalutare.

La comunicazione interna nelle organizzazioni con Microsoft 365

Ogni azienda ha bisogno di buone strategie per gestire la comunicazione interna. Il coinvolgimento dei dipendenti e la possibilità di stabilire dei contatti diretti a tutti i livelli garantiscono una maggior efficienza e una maggiore motivazione. Di conseguenza assicurano un notevole aumento della produttività. Proprio per questo si dovrebbero trovare degli strumenti adeguati. Uno di questi è sicuramente Microsoft 365. Entriamo nel dettaglio, andando a parlare dell’importanza della comunicazione aziendale interna e degli strumenti offerti dalla nota multinazionale d'informatica con sede a Redmond.

La comunicazione interna e la sua importanza

Come ben sappiamo, la comunicazione è sempre importante, a prescindere dal contesto e dalla tipologia. Quando si tratta di realtà aziendali, quello che serve oggi è analizzarne la definizione e fare un confronto fra passato e presente.

La comunicazione interna è costituita da un flusso di informazioni che attraversa l'azienda. Fino a qualche anno fa avveniva principalmente in forma cartacea ed era monodirezionale, ovvero dai dirigenti ai dipendenti. Grazie ai moderni strumenti, invece, la comunicazione odierna è diventata digitale e istantanea, e tende a dare risalto ad ogni componente di un’azienda. Ciò genera fiducia, rispetto fra i membri del team e incrementa la capacità di collaborazione e di espressione delle proprie idee. Per comprenderne l'importanza, basta pensare che più dell'80% dei dipendenti imputa alla scarsa chiarezza della comunicazione aziendale i propri fallimenti lavorativi.

Le potenzialità degli strumenti digitali

Grazie a numerosi e specifici strumenti digitali è possibile gestire, organizzare e rendere efficiente la comunicazione interna di ogni tipologia di azienda. Questi strumenti consentono persino di gestire grandi società con sedi distanti fisicamente e aiutano a coinvolgere tutti i dipendenti, anche quelli che operano in smart working.

Tra le soluzioni digitali più adeguate troviamo sicuramente Microsoft 365. Quest’ultima è una suite di prodotti che consentono di avviare una comunicazione semplice, diretta e di impatto. Propone tutti gli strumenti migliori per una trasmissione verticale e orizzontale dei messaggi tra i vari componenti di un organigramma aziendale.

Una comunicazione poco chiara, troppo assidua o eccessivamente articolata, si presta a essere ignorata o interpretata in maniera soggettiva, e quindi ad essere incompresa. Con gli strumenti di Microsoft si può gestire tutto al meglio, arrivando ad evitare tutti quegli errori da non sottovalutare e che possono compromettere la produttività e l’operatività di un’azienda.

Le funzionalità di Microsoft 365

Microsoft 365 è una piattaforma che offre servizi cloud per ogni tipo di esigenza. È quindi pensata per supportare le imprese e persino per i privati. Per le aziende si presenta come una risorsa ideale che consente non solo di gestire la comunicazione interna, ma anche di gestire il lavoro di tutti i dipendenti. Essendo una piattaforma digitale, permette di interagire anche con coloro che lavorano da remoto. Tra i software e gli strumenti contenuti nella suite troviamo:

• Word,
• Excel,
• PowerPoint,
• Exchange,

Oltre a questi, che sono i programmi più conosciuti, nella suite è disponibile tutta una serie di strumenti per favorire ancor più le collaborazioni e la comunicazione. In base al piano di abbonamento scelto si potrà fruire di diverse app e tool, si potrà chattare, videochiamare e incontrare online fino a 300 partecipanti. I piani di Microsoft 365 possono offrire uno spazio di archiviazione in cloud più o meno ampio e protocolli di sicurezza standard o avanzati. Possono proporre inoltre assistenza tecnica, la possibilità di organizzare webinar, strumenti di report, programmi per gestire gli appuntamenti con i clienti e non solo.

La comunicazione interna con SharePoint, Teams e tanto altro

Tra gli strumenti più capaci di favorire la comunicazione aziendale interna troviamo SharePoint e Teams. Quest’ultimo è uno dei più apprezzati in quanto permette di avviare meeting ed eventi live. Alcune ricerche affermano che le comunicazioni aziendali sotto forma di video sono le più idonee. I contenuti delle live e dei video vengono infatti compresi meglio, diminuiscono la percezione delle distanze e garantiscono connessioni più intense e proficue.

Sharepoint permette di creare un sito intranet perfetto per ottimizzare la comunicazione interna. Anche Yammer è pensato per gli eventi live, ma è dotato di una componente più spiccatamente social. Infatti permette di avviare un dialogo informale e si rivela ottimo in particolare per ottenere feedback o per rispondere alle eventuali domande che possono sorgere durante gli eventi live.

Tra gli altri strumenti presenti nella suite di Microsoft 365 troviamo anche Stream. Questo strumento consente di creare video destinati a gruppi particolari e può essere usato in sinergia con Sharepoint. Infine Microsoft offre la classica applicazione di posta Outlook. Le e-mail rappresentano ancora uno strumento molto diffuso e utilissimo anche per la comunicazione aziendale. Ultimamente vengono meno usate, ma di certo non hanno perso le loro funzionalità né tantomeno la loro efficacia.

I vantaggi da non sottovalutare

Da quello che abbiamo visto si intuisce che Microsoft propone un'ampia varietà di funzioni. Gli strumenti offerti possono realmente aiutare le aziende a gestire la comunicazione sia interna, tra collaboratori, che esterna, ovvero con i clienti. Non possiamo sottovalutare il fatto che Microsoft 365 sia multilingua e multi-nazione. Questo vuol dire che la piattaforma può essere usata da tutti, anche per la comunicazione interna di un’organizzazione con più sedi dislocate in diverse parti del mondo.

Oltre all’efficienza c’è da considerare il risparmio di denaro. Infatti la suite di Microsoft propone tantissime soluzioni di cui un’azienda può fruire attivando piani di abbonamento convenienti e accessibili a tutti. Anche il risparmio di tempo, che si può constatare usando gli strumenti proposti, è un'altra caratteristica importante. Grazie al cloud condiviso, non sarà più necessario controllare ogni mail per cercare un singolo file, e ogni modifica sarà visualizzabile istantaneamente da tutti i propri collaboratori.

Non si può non menzionare, infine, la possibilità di accedere ai contenuti anche attraverso smartphone, e quindi da remoto, persino quando non ci si trova all’interno della sede aziendale. Ciò rappresenta un'altra nota positiva della piattaforma. Essa, infatti, fornisce agli utenti/dipendenti la facoltà di essere sempre informati e coinvolti nelle dinamiche dell'impresa, ovunque essi si trovino.

Comunicazione interna e Microsoft 365, un binomio da non sottovalutare

Concludendo non possiamo fare altro che confermare ciò che pensa la maggior parte degli imprenditori che usano la suite di Microsoft 365: questa risorsa è essenziale per la comunicazione interna. Si tratta di una piattaforma ricca di strumenti innovativi e funzionali. Ogni programma proposto da Microsoft si interseca perfettamente con il nuovo modo di lavorare che caratterizza l’epoca attuale, tra smart working, videoconferenze e attività da svolgere online.

COMMED I A è certificato partner Gold di Microsoft, supporta aziende pubbliche e private che vogliono ridefinire e migliorare i propri assetti strategici, la comunicazione interna ed esterna, la gestione delle attività anche attraverso soluzioni e strumenti messi a disposizione da Microsoft: scopri i nostri servizi.