Oggi andremo a vedere come costruire una Intranet con Microsoft SharePoint. Prima di passare alla pratica, però, quello che serve è un po’ di teoria, utile soprattutto per chi è alle prime armi. A questo proposito, è utile sapere innanzitutto che Intranet è una rete interna aziendale che utilizza server, browser e protocolli di comunicazione di Internet.
Da un punto di vista tecnico e pratico, possiamo dire che si tratta di un sito dove possono accedere solo i lavoratori e i collaboratori di un’azienda. All’interno di questo spazio web l’azienda inserisce comunicazioni, informazioni, metodi di lavoro, documenti, etc. Le persone che possono accedervi hanno anche la possibilità di interagire con superiori e colleghi, proprio attraverso le funzionalità di questo sito.
Come possiamo realizzare questo particolare spazio web e renderlo accessibile solamente a determinate persone? Uno degli strumenti da usare è SharePoint. Andiamo a scoprirne le caratteristiche, perché è utile al nostro scopo e come costruire una Intranet con Microsoft SharePoint.
Le funzionalità di SharePoint
SharePoint è uno dei prodotti più apprezzati proposti da Microsoft. Offre strumenti per favorire e migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno di un’azienda. Si presenta come la risorsa perfetta per facilitare la creazione, la gestione e la condivisione dei documenti aziendali, e quindi ogni fase del Document Management System.
SharePoint Online è la versione cloud di SharePoint, grazie alla quale si può disporre di funzionalità ancora più avanzate, nonché fruire di un maggior numero di vantaggi. Attraverso l'utilizzo di questo strumento è possibile creare facilmente la rete interna aziendale, con contenuti e permessi d'accesso personalizzati. Una volta realizzato lo spazio web per la comunicazione e la collaborazione interna, si potranno gestire i flussi operativi, le informazioni e i documenti senza particolari difficoltà. La gestione potrà avvenire da qualunque dispositivo, dall’ufficio e anche da remoto. Ma come si può riuscire a costruire una Intranet con Microsoft SharePoint?
I passaggi da seguire per creare una rete interna aziendale
Per poter realizzare una Intranet grazie a SharePoint, si può andare su Office.com, accedere e recarsi sulla sezione dedicata a SharePoint Online. È possibile trovarla tramite una ricerca interna oppure usando il menu del sito. Una volta arrivati sulla homepage di SharePoint si potranno visualizzare i siti visitati di recente, nonché le informazioni provenienti da quei determinati siti.
Da questa pagina si potrà cliccare su Crea un sito e scegliere l’opzione più consona (in questi casi la tipologia più adatta è “sito di comunicazione”). Dopodiché si potranno riempire i dati richiesti, scegliere bene il nome del sito, elaborare una descrizione (facoltativo) e selezionare quella che sarà la lingua dello spazio web e delle relative funzioni.
Successivamente verrà mostrata l’anteprima del sito Intranet, con il logo, il titolo e il menu che saranno visibili su ogni pagina. Ci sarà a disposizione anche una pratica toolbar con varie azioni disponibili, alcune delle quali potranno essere visualizzate solo dall’amministratore del sito.
Costruire una Intranet con Microsoft SharePoint: la personalizzazione
SharePoint offre numerose possibilità di personalizzazione che consentiranno di creare un’interfaccia a misura del proprio business, delle personali esigenze e di quelle dei propri collaboratori. Cliccando su Modifica, in alto a destra, si potrà cambiare il tema, creare nuove sezioni e colonne, cambiare layout, aggiungere componenti vari e/o aree per l’accesso rapido a documenti, pagine, etc. In pochi click sarà dunque possibile creare e pubblicare contenuti e inserire nuove web part. Si potrà salvare il sito come bozza, per poi pubblicarlo quando lo si riterrà più opportuno.
Le funzionalità da non sottovalutare
Scegliendo di costruire una Intranet con Microsoft SharePoint, e fruendo della licenza del prodotto aziendale, si potranno sfruttare anche le app di Office:
- Word
- Excel
- OneNote
- PowerPoint
- Access
Si avrà inoltre la possibilità di usare SharePoint e Yammer per connettersi ed interagire con ogni componente dell’organizzazione. Si potrà altresì usare OneDrive per la gestione e la conservazione dei file, migliorare la gestione del lavoro di ogni lavoratore ed automatizzare diversi processi aziendali. Infine si avrà a disposizione una Intranet mobile intelligente e si potrà favorire nettamente non solo la produttività ma anche il networking aziendale.
Come creare una rete interna aziendale di successo?
Da quello che abbiamo potuto vedere, non è difficile costruire una Intranet con Microsoft SharePoint. Tuttavia, c’è una grande differenza tra una rete di comunicazione funzionale e di successo e una che può aiutare gli utenti, ma non abbastanza. Per fornire a dipendenti e collaboratori una risorsa davvero funzionale sarà fondamentale analizzare vari aspetti, dagli obiettivi al target di riferimento.
Si deve pensare che la Intranet dovrà andare a migliorare la employee experience e, conseguentemente, anche produttività e risultati. Ecco perché sarà importante capire di cosa avranno bisogno le persone che useranno la piattaforma Intranet realizzata e quali saranno i dettagli che potranno veramente soddisfarle. In questa fase di analisi sarà molto utile proporre al personale dei questionari, all’interno dei quali ci saranno domande finalizzate a capire come progettare al meglio il sito di comunicazione.
La fase di progettazione andrà portata a termine con attenzione senza sottovalutare alcun dettaglio. In questo potrà essere utile affidarsi ad un team che potrà non solo fornire idee, ma anche impegnarsi concretamente per costruire una Intranet con SharePoint. Una volta realizzato il progetto, sarà importante monitorarlo, in modo da capire se e come migliorarlo.
L’aiuto dei professionisti per costruire una Intranet con Microsoft SharePoint
Come abbiamo visto, per ottenere il massimo da una rete interna aziendale è necessario considerare diversi aspetti ed eseguire ogni passaggio con cura. Servono un’analisi preventiva, una dettagliata progettazione, un’attenta personalizzazione da un punto di vista delle funzionalità e un costante monitoraggio. Quest’ultimo consentirà di ottimizzare ogni parte del sito Intranet strada facendo.
Si deve fare il massimo per creare un vero e proprio strumento di lavoro multifunzionale. La rete aziendale dovrà essere utile per tutti: per il dipendente, per il manager, il lavoratore da remoto, per il CEO e per chi si occupa di risorse umane… Realizzare una Intranet con SharePoint permetterà di aiutare ogni collaboratore a semplificare il lavoro quotidiano e la ricerca delle informazioni. Potrà aiutare a migliorare la comunicazione tra colleghi, usando Teams e non solo, e a promuovere un aumento di operatività e produttività.
Non bisogna sottovalutare alcun dettaglio se si vuole avere una rete interna aziendale di successo. Ecco perché è fondamentale richiedere sempre l’aiuto dei professionisti per costruire una Intranet con Microsoft SharePoint, così come per tante altre attività. Per ottenere il supporto della nostra squadra, non esitare a contattarci e a richiedere maggiori informazioni. Ti aspettiamo!