Microsoft SharePoint è una potente piattaforma per la collaborazione. Ma è anche un eccellente strumento per comunicare informazioni all’interno e all’esterno delle organizzazioni aziendali. Perché ricorrere a SharePoint tra i tantissimi strumenti che ci consentono di realizzare blog, siti e portali Web?
Semplicemente perché SharePoint fa parte integrante di un intero ecosistema di soluzioni per il trattamento delle informazioni che sono alla base di ogni attività produttiva, commerciale e di servizio. È in altre parole il collante e l’interfaccia di dati che fanno funzionare la fabbrica e l’ufficio, che si tratti di informazioni rivolte all’interno, ai collaboratori di un’impresa; o di contenuti destinati invece a un pubblico esterno di fornitori e clienti.
Decidere quali strumenti utilizzare è il primo passo di una strategia comunicativa basata su SharePoint. Il software mette a disposizione diverse tipologie di siti, per esempio i “team site” utilizzati a livello dipartimentale, o lo strumento relativamente nuovo dei “communication site” disponibili nelle versioni on premises e online. Si può agire anche a livello gerarchico, impostando dei siti hub che aggregano le informazioni distribuite su scala più locale. La scelta tra team e communication site è legata alle attività di comunicazione che vogliamo svolgere.
Se questa è orientata verso un pubblico che ha bisogno di determinati contenuti per fornire o modificare a sua volta le informazioni, la funzione è chiaramente di tipo collaborativo e può essere risolta con un sito per team, più aperto ai tradizionali strumenti di lavoro corale.
Quando però si tratta di proporre contenuti, magari specifici, ma di taglio non direttamente operativo, per fornire informazioni di tipo ufficiale o per aprire una vetrina su un nuovo prodotto o servizio, il sito di comunicazione è chiaramente la scelta più opportuna. Al momento di creare il sito bisogna scegliere la tipologia più adatta. I siti dedicati a specifici argomenti (per esempio delle notizie da uno dei dipartimenti aziendali, un evento speciale e così via) e quelli da utilizzare come vetrina, contengono una serie di “parti” predefinite, che aiutano a gestire contenuti come le news o le fotografie di prodotto. Si può anche optare per aprire un sito di comunicazione in bianco e scegliere in proprio gli elementi dell’impaginazione e le parti da utilizzare in seguito.
La stessa strategia può essere applicata quando la comunicazione non è pensata solo per la rete intranet aziendale, ma deve essere rivolta a una cerchia esterna di collaboratori, fornitori o clienti finali. Le altre questioni da affrontare sono la parte che riguarda l’impostazione delle necessarie autorizzazioni all’accesso, che SharePoint permette di modulare anche a livello del singolo sito; e la scelta tra un sito di comunicazione dedicato all’esterno o la parziale condivisione di un sito informativo da condividere internamente.
Indipendentemente dalla conoscenza di SharePoint e dell’universo di Microsoft 365 all’interno della vostra organizzazione, impostare queste strategie è una sfida complessa proprio per la ricaduta che i contenuti veicolati attraverso la piattaforma collaborativa Microsoft possono avere sui processi aziendali e sull’efficacia del business. Affrontarla da soli è una scommessa fatta sulle risorse investite, sulle competenze da acquisire e sulla tempistica della lavoro.
Qualunque sia la vostra esigenza comunicativa attraverso Microsoft SharePoint, COMMED I A è un partner affidabile e interdisciplinare, capace di dare solide garanzie sugli obiettivi da raggiungere. Non esitate a contattarci!