Nel mercato delle soluzioni per la gestione documentale, Microsoft SharePoint occupa un posto di estremo rilievo. Si calcola che il numero di postazioni abilitate superi la soglia dei 200 milioni a livello globale, ma la forza di questo prodotto inserito nell’offerta di Microsoft 365 è enorme soprattutto in virtù di questa integrazione.
SharePoint si adatta a meraviglia al mondo di Microsoft Office 365 e i suoi agganci alle soluzioni Microsoft per il governo dei processi e dei flussi di lavoro lo rendono ancora più interessante. Eppure, in molte situazioni aziendali tutto questo potenziale risulta poco sfruttato. I vantaggi di una gestione centralizzata delle informazioni di tipo documentale che ogni azienda produce e scambia nel corso dei suoi processi, non vengono percepiti nella loro corretta dimensione.
Quando SharePoint viene utilizzato, non viene gestito al meglio, come se si trattasse di un semplice file server e non come un potente strumento di classificazione, sincronizzazione e distribuzione delle informazioni. Alla fine, in molti casi, gli operatori degli uffici ricadono nelle stesse abitudini, nello stesso disordine. E i documenti elettronici importanti finiscono in chissà quale directory che solo due persone riescono a ricordare - quando non sono in ferie o in malattia.
In una situazione come quella che stiamo tutti attraversando, con le presenze sui luoghi di lavoro contingentate e i lavoratori costretti a operare da casa, SharePoint aiuterebbe a risolvere un sacco di problemi. La scusa per non provare a mettere a frutto tutto il suo potenziale non può fermarsi all’evoluzione di un prodotto che in circa vent’anni di vita ha subito una trasformazione, come del resto tutti i prodotti Office 365.
Il mondo del lavoro d’ufficio ha saputo adattarsi benissimo a cambiamenti che tra l’altro vanno sempre in direzione di una semplificazione e di un maggior uso di automatismi salvatempo. Il fatto è che, quando si parla di gestione documentale, SharePoint non è una bacchetta magica che rende di colpo più accessibili le informazioni che circolano in azienda. Niente può sostituire la volontà di organizzare i documenti, classificarli in base alle funzioni svolte, selezionarli in ordine di importanza, stabilire i ruoli e le priorità di chi può accedervi e riempire di conseguenza i siti, le liste, i famosi metadati (le informazioni relative alle informazioni) di SharePoint.
In altre parole, occorre definire e attuare una corretta strategia documentale per evitare il rischio di implementazioni poco incisive. Senza una vision chiara e condivisa i collaboratori tornano a scambiarsi le informazioni in modo disorganizzato, creando proprio quei colli di bottiglia che SharePoint è chiamato a risolvere. Come affrontare tutto questo? Costruendo in via preliminare una politica documentale efficace. Creando e aggiornando una tassonomia che attraverso i metadati e le tipologie dei vari contenuti, permetta di classificare i file in modo opportuno attraverso in numerosi parametri personalizzabili di cui SharePoint dispone. Stabilendo chi deve creare o modificare un documento e chi se ne deve servire, in quali circostanza.
Una governance di questo tipo comprende anche una fase di formazione e acculturazione. Gli utenti di SharePoint devono essere consci della struttura dell’ambiente, delle differenza tra siti, librerie e liste; devono sapere dove inserire nuove informazioni e dove trovare quelle già presenti. Ma bisogna anche far leva sulle capacità di SharePoint nello snellire e automatizzare l’assegnamento dei metadati, che devono essere standardizzati e condivisi; nel gestire aspetti come la conservazione dei documenti e la loro durata nel tempo; nel favorire le principali regole che governeranno i flussi di informazione.
Per definire una corretta strategia documentale e implementarla efficacemente in SharePoint, superando con agilità le differenze tra le viste “classic” e “modern”, non esitate a contattare gli esperti di COMMED I A, partner Microsoft da sempre specializzato in comunicazione e realizzazione di siti Web e portali aziendali. Non lasciate che il potenziale di SharePoint vada sprecato!