Che il vostro obiettivo sia quello di ripulire le scrivanie delle vostra aziende da ingombranti faldoni e fascicoli cartacei, o quello di gestire in un modo più razionale e moderno i flussi di informazione scritta e i documenti prodotti in azienda, l’ambiente Microsoft Office 365 può esservi di grande aiuto attraverso due strumenti molto potenti.
One Drive for Business e Sharepoint, infatti, offrono tutto lo spazio in cloud e le funzionalità necessarie per archiviare e condividere, in modo mirato, i documenti elettronici generati dagli applicativi di Office 365. E non solo. L’adozione di tali sistemi, oltre a ridurre il consumo di carta e consumabili per la stampa, indirizza il lavoro verso le modalità digitali diventate indifferibili nell’era del distanziamento sociale e delle limitazioni poste all’accessibilità degli uffici.
L’emergenza sanitaria ha determinato a livello globale un forte aumento degli investimenti in soluzioni di document management, un mercato che secondo le stime supererà un valore complessivo di 10 miliardi di dollari nel 2025. Se Microsoft One Drive rappresenta un primo significativo passo verso un approccio personalizzato alla gestione digitale della documentazione, la piattaforma SharePoint è una vera piattaforma gestionale, capace di coordinare lo scambio di documenti e informazioni multimediali, ma più impegnativa sul piano della configurazione e del controllo e che, per essere sfruttata al meglio delle sue potenzialità, richiede l’intervento di consulenti specializzati.
Le soluzioni One Drive for Business e SharePoint sono molto utili per affrontare, al di là dei problemi di consumo e dispersione di supporti cartacei, anche altri aspetti:
- la reperibilità e l’organizzazione di grandi volumi di documenti, spesso creati in contesti lavorativi mobili, su sistemi non direttamente connessi con archivi residenti sui sistemi IT aziendali;
- la condivisione dei file che richiedono riletture o interventi da parte di più persone;
- la corretta cronologia delle informazioni che vengono generate, acquisite e successivamente modificate;
- la gestione dei diritti di accesso a documenti che possono riguardare solo determinate persone o funzioni aziendali.
In molti contesti aziendali, inoltre, la gestione documentale svolge un fondamentale ruolo in ambito normativo, laddove l’impresa sia tenuta a rispettare leggi riferite alla conservazione, la certificazione e la riservatezza di dati digitalizzati.
Microsoft SharePoint è una soluzione storicamente concepita per la gestione dei flussi informativi nei gruppi di lavoro nell’ambito delle cosiddette reti intranet aziendali, la cui gestione è basata sui paradigmi funzionali e visuali del Web (in questo senso SharePoint può essere considerato anche un content management system equiparabile a piattaforme editoriali). Le sue successive evoluzioni verso il mondo cloud di Microsoft 365 e la sua piena integrazione nell’ecosistema di Office 365 hanno determinato un ulteriore arricchimento delle funzioni di conservazione, condivisione e team working.
Microsoft One Drive for Business è solo apparentemente un tool secondario rispetto a SharePoint. Se è vero che le funzioni per la condivisione e il controllo dell’accessibilità ai file depositati nello spazio personale di ciascun utente sono meno estese rispetto al “fratello maggiore”, One Drive è un potente organizzatore di informazioni e può essere un “compagno ideale” per il lavoro con SharePoint, a maggior ragione quando si lavora in contesti di forte mobilità e distanziamento aziendale. Per realizzare un ambiente di lavoro efficace e performante è fondamentale disporre di competenze e capacità di pianificazione che non sempre si possono acquisire o formare internamente, ma richiede l’intervento di consulenti specializzati.
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