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SharePoint e Office 365, integrati e vincenti

SharePoint e Office 365

Nel 2021 Microsoft SharePoint compie vent’anni. È un anniversario importante per un prodotto che ha avuto un grandissimo successo nel mondo: si calcola che 200 milioni di persone lo utilizzano per lavoro in migliaia e migliaia di installazioni.

Proprio per questo è abbastanza sorprendente pensare che molti hanno ancora un’immagine vecchia di questo strumento. E non arrivano a sfruttarne appieno il potenziale. Quando era stato concepito SharePoint doveva applicare la metafora del Web al concetto di file server tipico delle reti client/server che hanno preceduto il dominio del protocollo IP. L’idea originaria di Microsoft consisteva nell’utilizzare l’interfaccia Web per sostituire il file server e facilitare l’archiviazione, l’aggiornamento e la distribuzione Intranet di informazioni di tipo soprattutto documentale. SharePoint doveva essere un compagno, una estensione di un editor di pagine Web oggi scomparso: FrontPage.

SharePoint: dalla prima release ad oggi

Fin dalla prima release SharePoint estendeva questo concetto base sia in direzione della varietà dei contenuti gestibili - includendo per esempio email e altri tipi di messaggi - sia verso la condivisione di una piattaforma che non a caso oggi è diventata un importante fondamento della strategia di smart working collaborativo dell’intera suite di servizi Microsoft 365 e delle applicazioni di Office 365, con al centro Microsoft Teams. Al lavoro di gruppo vengono associati gli stessi elementi di tanti anni fa: siti e pagine SharePoint permettono di accedere ai documenti e alle altre informazioni elaborate da un team, i cui singoli componenti non devono più necessariamente risiedere nello stesso ufficio. Lavoro, comunicazione e partecipazione alle riunioni virtuali, richiedono semplicemente una connessione alla rete e un dispositivo fisso o mobile capace di attivare il browser che accede ai siti SharePoint.

L’anzianità di questa piattaforma è un grande punto di forza sul piano della stabilità e della robustezza. Ma al tempo stesso SharePoint fatica a dare visibilità a tutte le funzioni che lo hanno arricchito in questi anni dopo l’apertura al cloud di tanti applicativi Microsoft e con l’avvento di tanti servizi aggiuntivi. Oggi SharePoint fa parte dei servizi “in abbonamento” di Microsoft 365, ma non sempre - anche considerando la cospicua presenza di tante versioni del server installate on premises - le aziende riescono a valorizzare appieno i vantaggi di questa integrazione per diventare più produttive e “sul pezzo”.

Integrazione tra SharePoint e Office 365

Quali sono i servizi che potrebbero far compiere un gigantesco passo avanti ai gruppi di lavoro riuniti intorno a SharePoint? Oltre a tutti gli applicativi di Office, pensiamo per esempio agli Office 365 Groups, che possono agevolmente sostituire, se non migliorare, prodotti di task management e messaggistica avanzata come Slack. Oppure alle notevoli capacità di regia delle singole attività che Microsoft Flow rende possibile nella gestione del lavoro di squadra. I siti di SharePoint possono essere resi accessibili in modo sicuro e immediato associando a un account di Microsoft 365 l’indirizzo di mail di collaboratori esterni, fornitori, clienti. Tutte le informazioni scambiate possono avvalersi di una interfaccia molto più ricca, dinamica, autoadattativa (Mobile SharePoint per esempio è nativamente orientato a presentare i contenuti in modo friendly per gli utenti di smartphone e tablet). Ma anche sul fronte dell’analisi dei dati, i team di lavoro possono approfittare di uno strumento di business intelligence come PowerBI, integrando funzioni analitiche e reportistica grafica nelle pagine collaborative di SharePoint.

Per spingere sulla leva di una maggiore integrazione e produttività, mettendo SharePoint al centro delle vostre strategie di smart working e collaboration, serve un progetto. COMMED I A con la sua ventennale esperienza nel campo delle applicazioni SharePoint può assistervi nello studiare ed implementare la strategia giusta.

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